Advokatfirmaet Brandhaug AS er opptatt av at du skal føle deg trygg på at dine personopplysninger blir behandlet på en forsvarlig måte. Personvernerklæringen forteller deg hvordan personopplysninger samles inn og hva de skal brukes til. Den inneholder også informasjon om hvordan dine personopplysninger sikres, hvem de deles med og dine rettigheter.

Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra firmaets nettsted (personopplysningsloven § 19), og generell informasjon om hvordan dine personopplysninger behandles (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

1. Hva er en personopplysning?

En personopplysning er enhver opplysning som kan knyttes til en enkeltperson, direkte eller indirekte. Eksempelvis navn, postadresse, e-postadresse, IP-adresse, mobilnummer og fødselsnummer (11 sifre).

2. Hvem er behandlingsansvarlig?

Advokatfirmaet Brandhaug AS (org.nr. 929 432 355) ved daglig leder/advokat Geir Morten Brandhaug, er behandlingsansvarlig for de personopplysninger firmaet behandler i forbindelse med bruk av firmaets nettsider og tjenester, eller når du kommer i kontakt med firmaet på annen måte. Personopplysningene behandles i henhold til personopplysningsloven og tilhørende forskrifter, straffeloven og domstollovens regler om advokatvirksomhet.

Ansvaret for den daglige oppfølgningen av Advokatfirmaet Brandhaugs etterlevelse av personvernregelverket er delegert til den ansvarlige advokat for oppdraget.

3. Hvem vi behandler opplysninger om

Denne personvernerklæringen gjelder behandling av personopplysninger om følgende personer:

• Privatkunder

• Klienter i straffesaker

• Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter

• Kontaktpersoner hos leverandører og samarbeidspartnere

• Personer som er involvert i saker vi bistår i

• Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til

• Besøkende på firmaets nettside

4. Personopplysninger om klienter:

Det er frivillig å gi tilgang til dine personopplysninger. I de aller fleste tilfeller vil imidlertid tilgang til nødvendige personopplysninger være helt avgjørende for å kunne utføre advokatoppdraget, samt å kunne kontakte deg, motparter mv.

Advokatfirmaet Brandhaug AS behandler blant annet opplysninger som navn, postadresse, e-postadresse, telefonnummer, fødselsnummer, kredittopplysninger og IP-adresser.

I arbeidet med advokatoppdrag, vil det i enkelte saker være behov for opplysninger om sosial profil, familiære forhold, arbeidsforhold og helsesituasjon. Disse opplysningene vil klienten for det meste formidle selv.

I forbindelse med utførelsen av advokatoppdrag, kan det videre være behov for innhenting av personopplysninger. Dette kan for eksempel være medisinske opplysninger, trygdeopplysninger, økonomisk info som lønns- og likningsopplysninger, politi- og straffesaksdokumenter, barnevernsdokumenter, og opplysninger fra ulike offentlige instanser mv. Slik dokumentasjon innhentes kun etter særskilt samtykke fra deg. I de tilfellene loven ikke påkrever skriftlig fullmakt for å innhente slike opplysninger, som for eksempel i forvaltningsloven § 12 fjerde ledd, vil det kun bli innhentet opplysninger etter å ha inngått en muntlig avtale/ samtykke fra deg om slik innhenting. I andre tilfeller innhentes opplysningene kun etter skriftlig fullmakt. En fullmakt kan til enhver tid kalles tilbake.

Behandlingen av opplysninger om klienten har hjemmel i personopplysningsloven § 8 bokstav a). Behandling av opplysninger om andre enn klienten, f. eks. motparter og vitner, er hjemlet i personopplysningsloven § 8 bokstav f), hvor hensynet til den registrertes personvern må veies opp mot hensynet til behandlingen av opplysningene i den enkelte sak. Advokatenes strenge lovbestemte taushetsplikt reduserer de eventuelle personvernulempene som behandlingene kan medføre, slik at hensynet til å kunne gjennomføre behandlingen blir avgjørende.

Behandlingen av sensitive personopplysninger er enten hjemlet i personopplysningsloven § 9 bokstav a) hvor klienten har samtykket i behandlingen av personopplysningene, eller i § 9 bokstav e), hvor behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav. Opplysningene utleveres kun i den utstrekning dette er nødvendig for å utføre oppdraget.

Personopplysninger som går ut over dette vil ikke bli behandlet uten at samtykke er innhentet fra den registrerte før behandlingen starter, jf personopplysningsloven §§ 8 første ledd og § 9 bokstav a).

5. Hva personopplysningene benyttes til og rettslig grunnlag

Personopplysninger behandles i følgende situasjoner:

5.1 Ved etablering av klientforhold

Etter at en klient tar kontakt med forespørsel om bistand, foretas en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før oppdraget eventuelt aksepteres. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og dersom det skulle være relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil det foretas en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom oppdraget kan utføres, registreres kontaktinformasjon i firmaets saksbehandlingsprogram. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

5.2 Under sakshåndtering

Enkelte advokatoppdrag innebærer tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

5.3 Ved klientadministrasjon

Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i et regnskapssystem. For virksomhetskunder er det som gjøres i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

5.4 Ved lagring og oppbevaring av saksdokumenter

Saksdokumenter oppbevares i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

5.5 I forbindelse med fakturering/inndrivelse av utestående

For klienter benyttes postadresse eller e-postadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

5.6 IT-drift og sikkerhet:

Personopplysninger som er lagret i firmaets IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for ansatte i firmaet eller for firmaets leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitim interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

6. Hvordan vi sikres dine personopplysninger

Advokatfirmaet Brandhaug AS har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Det foretas jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

I samarbeid med firmaets leverandører av saksbehandlingssystem, datatjenester, nettside mv. foretas løpende vurderinger for å ivareta sikkerhet ved lagring av innsamlet informasjon.

7. Hvem vi deles dine personopplysninger med

Dine personopplysninger utleveres til andre der dette er nødvendig for å oppfylle vår oppdragsforpliktelse. Hvem opplysningene deles med, avhenger av oppdragets art, men opplysningene kan f.eks. deles med NAV, domstoler, forsikringsselskap, ligningsmyndigheter, NPE/PSN, politi, helseforetak/fastlege og utlendingsmyndighet. Se for øvrig pkt 5.

Utlevering av personopplysninger ved inndrivelse av utestående, vil blant annet kunne skje til forliksrådet/domstolene, namsmyndigheter og arbeidsgiver/NAV.

Firmaets leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren, eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under firmaets instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Personopplysninger blir også delt med vår regnskapsfører og revisor.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd firmaet i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

Dine personopplysninger utleveres ikke i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen, med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette, eller utleveringen er lovpålagt.

8. Når slettes personopplysningene?

Personopplysningene slettes når det ikke lenger er saklig grunn til å oppbevare dem. Personopplysninger knyttet til klientforhold slettes etter 10 års inaktivitet i klientforholdet, med mindre det er innhentet samtykke til fortsatt lagring. De enkelte saksfiler slettes 10 år etter at saken er avsluttet.

9. Dine rettigheter

Personvernreglene gir deg en rekke rettigheter, herunder rett til innsyn i, og retting og sletting av de personopplysningene som er lagret på deg. Hvilke rettigheter du har avhenger av omstendighetene.

9.1 Samtykke kan trekkes tilbake

Dersom du har samtykket til behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til firmaet om dette. Dersom samtykket trekkes tilbake med den hensikt eller konsekvens at firmaet ikke kan fakturere og/eller inndrive utestående salær/utlegg, eller på annen måte frata firmaet dets rettigheter som kreditor overfor deg, vil tilbaketrekkingen først bli overholdt når utestående er innfridd.

9.2 Innsyn

Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger som er registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan det stilles krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

9.3 Retting eller sletting

Du kan be om å få rettet feilaktige opplysninger om deg eller be om personopplysninger slettes. En forespørsel om å slette personopplysninger, vil så langt som mulig imøtekommes, men det kan ikke gjøres dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at opplysningene må lagres av dokumentasjonshensyn, eller at lagringen av personopplysningene er lovpålagt.

9.4 Dataportabilitet

I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

9.5 Klage til tilsynsmyndigheten

Dersom du er uenig i måten dine personopplysninger behandles på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.